杨素琴（湖北日报报业集团 430077）

报业照片档案除了少部分来源于报社内部活动外，主要来源于新闻照片。报业照片档案的管理，主要是新闻照片档案的管理。报业新闻照片档案，是由新闻记者在新闻采访活动中产生的具有保存价值的新闻照片转化而来的。它不同于一般的艺术照片，具有较强的新闻性、形象性、纪实性特点，是现实活动的真实纪录。它以其特有的新闻性，通过报道向社会发布新闻、传递信息，满足人们一定时间内信息交流的需要后，其社会新闻价值会随着时间的延长而逐渐消失，但新闻照片特有的形象性、纪实性特点却留下事物瞬间活动的永恒证据，具有依据凭证作用和文献史料价值，是人们后天编史修志、宣传教育的重要史料，也是报社进行阶段回顾性宣传报道不可缺少的重要资料，是报业照片档案的重要组成部分，也是报业档案的精华。1990年国家对传统照片档案的管理确定了一套规范的管理标准。近几年，随着科技的迅速发展，照片档案的信息载体、信息需求、利用方式发生了急骤、深刻的变化，传统照片档案的管理正面临着一场新的革命。

一、科技的运用与发展带来了报业新闻照片档案管理方式的新变革

1.数码摄影技术的诞生与发展给照片档案管理带来了新的影像载体。

20世纪80年代后期，由于计算机技术与摄影技术的结合，产生了数码照相技术。它具有影像数据信息能够远距离快速传输，成像简单快捷，影像易处理，信息储存量大，成本低等特点，近年来，在新闻摄影、电子出版、广告设计等行业得到广泛应用。仅以本集团为例：《湖北日报》从2002年7月份开始，10名摄影记者有5人使用数码相机采访，《楚天金报》6名摄影记者有3人使用数码相机采访；2003年集团各报刊摄影记者已全部使用数码相机采访。数码新闻照片2001年占集团应收全部照片档案的19.6%，2002年发展到50.3%以上，2003年基本达到百分之百。另一方面，新闻采编网络技术在新闻采编出版工作上的应用，使传统新闻照片也通过电脑扫描转化成数字影像。本集团从1997年至2005年在湖北日报新闻采编网络上共备份保存数码新闻照片8万多张。因此，报业照片档案管理不再是单一的、以感光材料为主要载体的传统意义上的新闻照（胶）片，今后保存的将是迅速发展的、大量的数字化的新闻照片档案。

数码照片的诞生与发展，带来了照片档案新型的影像信息载体，为报业照片档案管理增添了新的内容。数码新闻照片与传统新闻照片一样都属于新闻图片影像信息。但是，由于两种影像信息载体不同，存在的形式也不一样，在管理方式和要求上存在着根本的区别。

传统的新闻照片档案，影像及文字说明是记录在感光胶片和纸质材料上的信息，是一种非机读型信息，影像较直观，可以直接进行手工分类整理保存。其管理方式与信息载体的存在形式是基本相适应的。数字化新闻照片，其影像信息是一个个非直观的数字文件，储存在内置式或可移动式存储器件上，属于机读型信息，必须借助于计算机等现代化技术设备，才能实现其影像信息的显示、管理和利用。因此，单一的手工管理方式与现代多种影像信息之间的综合管理、落后的手工管理方式与数字化影像信息的现代化管理之间的矛盾，对报业照片档案的现代管理提出了新的要求。

2.经济、文化的发展，带来了照片档案信息需求的新变化。

市场经济的迅速发展，激发了人们强烈的社会竞争意识，也带来了社会各种信息的大量需求。企业要宣传产品，报社要进行正确的舆论宣传报道，政府和有关部门要开展经常性的社会宣传、展览、教育活动，文人、学者要著书立说、编史修志等等，社会各界对照片档案信息的需求量越来越大，内容范围越来越广。仅2001年省里举办建党80周年辉煌成果展、反腐倡廉展览、参加全国“国企改革与发展技术成果展览”、出版《中国共产党历史图志》等几个大型活动。从中央领导到地方劳模，从会议活动到经济建设、科研活动等等，利用范围极其广泛。为此，我们查阅档案360多卷，提供照片近600张，其中，省党史办的2位同志在报社连续查阅档案半个多月，提供照片300多张。数量之大，内容之广泛是前所未有的。现代快节奏的社会、工作活动，需要快速、高效的信息服务，已经成为广大用户的迫切需要。手工查询检索档案的利用方式，已经难以适应快速高效的社会信息需求。

3.科技的发展，扩展了照片档案的利用方式。

电子印刷技术、扫描技术、网络技术的应用，带来了照片档案利用形式的新变化。人们不再仅仅局限于对传统照片的利用，而是需要大量的数码影像。用户需要根据各自不同用途进行编辑处理后，在网上传递，电子印刷出版，制作网页、多媒体，进行广告设计等，可以极大地丰富照片档案的利用形式。而传统的照片档案，只能为利用者提供普通照片，无法满足社会多种利用形式的需要。更重要的是传统照片与现代报业新闻采编出版工作所需要的数字化影像信息形式也不相匹配，不能为报纸编辑出版工作提供最直接、最快速的数字影像。

照片档案在信息载体、信息需求及利用方式方面发生的深刻变化，给照片档案的管理提出了新的要求，引起了照片档案管理方式的一次新的革命。北京新华社、深圳特区报、南方日报等多家报社已不同程度地实行了新闻图片的计算机管理。这正体现了新闻照片档案由传统的手工管理向现代化管理发展的必然趋势。目前，一种新型的照片档案数据库的建立，具有数据信息的收集存储、管理，数据库的维护、修改、备份以及信息的查询、检索、利用、统计等多方面综合功能的新闻照片计算机海量存贮管理系统，已经开始悄悄地取代传统的手工管理。

二、新闻照片的现代化管理，开拓了照片档案管理的广阔前景

1.新闻照片档案的现代化管理，为多种影像信息的集中统一管理开辟了新途径。

新闻照片计算机海量存贮管理系统，不仅可以直接下载保存报社新闻采编局域网上需要保存的数字化的新闻影像信息，并可直接收集保存新闻记者拍摄的数码新闻照片；还可以从其它系统拷贝、粘贴收集保存本集团需要的数码影像资料；并且可以将普通照相机拍摄的传统照片、反转片、负片上的影像信息，通过电子扫描以数码影像形式存贮在新闻照片计算机管理系统进行管理和利用。它可使来自不同渠道、多种形式的影像信息实现集中、统一的管理，开辟了照片档案现代化管理的新途径。

2.照片档案的现代化管理有利于档案的保存。

①新闻照片管理系统不仅可以对每张照片的影像信息进行保存，并对该照片的见报日期、入库时间、编发操作流程、利用情况进行全面的记录保存，有利于对新闻照片的管理、利用情况进行全面的考查和了解。②在照片档案的计算机管理系统中，影像信息是以数字化的形式储存在数据库中，可以刻录在光、磁介质上复制成多份保存。③数字化照片体积小容量大，能极大地缩小档案的存贮空间，解决了新闻照片长期保存难以解决的库容问题，有利于档案的保存。④可以消除传统照片因保存时间长而出现的退色、变黄、影像消失等隐患。⑤可将传统照片一次扫描永久利用，使一些珍贵的历史照片原始底片免受在传统利用反复调片洗印过程中的磨擦损害。

3.照片档案的现代化管理，可以减化档案整理程序，提高档案工作效率。

在传统的新闻照片档案手工整理中，为了保证档案材料的完整性，同文书档案整理一样，材料不全不能立卷，必须等到下一年度，才能将上年度的档案材料集中起来进行分类整理立卷。在整理过程中，要经过收集挑选，洗印照片，编辑、打印文字说明，内容分类、鉴定，剪对照片及文字说明，编目上卷，制作索引等上十道繁琐工序，一旦失误，很难弥补，在分类立卷时出现的交叉问题也难以解决，并且档案尚未成卷之前，材料琐碎也不便利用。实现新闻照片档案的计算机管理以后，归档工作就可以当年进行。可以随时将新闻照片以及来自各个渠道、各种形式的影像资料及文字说明、管理要素输入计算机储存管理；随时补充、调整档案内容；随时查询利用影像资料，免去了手工整理立卷、编目等部分繁琐程序，提高了档案工作效率。

4.照片档案的现代化管理，将极大地丰富档案利用形式，提高档案工作服务质量。

计算机技术在新闻照片档案管理中的应用，为档案信息的检索利用提供了手段和能力。计算机不仅可以根据用户需要，自动组成摄影时间、作者、分类、内容或标题等单项条件和多项组合条件的各种查询目录供用户浏览，而且还可以进行照片说明全文任意词的检索，能在几秒钟内从成千上万的照片档案中查询检索到自己所需要的影像信息，信息反映速度快、准确率高，利用方便。①报社内部工作可以通过局域网直接查询利用照片档案，避免因办公场所分散所造成的档案利用不便的问题。②外部用户可通过互联网进行远距离影像传输，或通过网络进行图片信息交流，不受时间、空间限制，传递速度快，有利于实现信息资源共享。③可将影像信息下载到光盘或磁盘上，直接为用户提供服务利用。④可通过影像输出设备，为用户提供图片利用。这几种利用方式可以相互结合，灵活使用，能最大限度地满足各种用户不同层次的需要，提高档案工作服务质量。

四、新闻照片档案现代化管理应注意的问题

新闻照片档案管理手段的现代化，为照片档案信息的储存、管理（整理）、检索、利用工作提供了极大的便利。但是，数字化照片在计算机管理中，同其它电子文件一样，由于其影像信息的可修改性，又给照片档案的真实性、防伪安全工作带来一些不利因素。我们在运用计算机技术管理照片档案，更好的为社会服务的同时，也要充分考虑到这一特点，采取有效措施维护新闻照片档案的真实与安全。

1.在档案管理中，首先要科学地确定数字化新闻照片的原始真实性，保证档案信息的真实可靠性。无论是传统的新闻照片，还是数码新闻照片，从它生成电子文件和形成影像信息的那一刻起，都具有其原始真实性，要用制度予以确认和保护。在新闻照片收集归档时，应尽可能收集保存未经编辑处理过的原始影像（真图）。在其归档期、保管期内，任何人都无权修改照片档案原始记录。档案人员在工作中应依法维护档案的真实与安全。

2.设计照片档案的计算机管理系统时，要充分考虑到系统的先进性、稳定性和安全性，要采取相应的软件、数据库安全保护措施，设置开机密码或系统密码等，防止他人非法获取或篡改档案，确保计算机管理系统照片档案的真实与安全。此外，还要建立严格完备的数字化照片档案备份系统，提供适合光、磁介质保存的库房及工作条件，防止因系统故障或载体保存不善造成档案影像信息丢失。从维护数字化照片档案载体的物理特性上保证档案信息的安全。

随着数字影像技术的进步及数据库技术的发展，以新闻照片为基础的报业照片档案计算机管理系统，将以其先进的技术支持和日趋完善的管理，更好地服务于社会，服务于新闻事业的发展。

（编辑：徐蟾桂）#13#10