－－解决媒介聘用人员“人档分离”的一个途径

周 钢（湖北日报报业集团 430077）

王正祥（中国石油华中销售公司 430062）

随着报业集团、广电集团人事制度改革的进一步深化，媒介在用工方式上趋于多样化，正式职工、聘用人员、雇请人员等多种形式并存。这种用工手段上的灵活多样，给媒介人事档案管理提出了新的课题。

媒介聘用人员一般分布于新闻采编、广告、发行、视频制作、播音主持等多个岗位，大多数员工的人事档案保管于各级人才开发交流中心，实行人事代理，少数员工的人事档案仍存于原工作单位。这些人员的人事档案并未进入媒介人力资源部门保管，出现了管档单位与用人的单位（即媒介）的不一致，造成“有档无人”或“有人无档”的现象，形成了某种程度上的“人档分离”。

对于媒介来说，由于聘用人员的档案不在本单位保管，用人单位在识人、用人上会产生一定的影响。如对聘用人员的政治表现、工作经历、学识水平、专业特长等人事档案信息出现掌握不准或不全的情况，继而影响到人事部门人才培养方向和培养规划的制定，导致聘用人员人力资源不能有效使用与开发。

如何解决这种“人档分离”现象？笔者认为，在媒介内部建立一种聘用人员的“动态档案”，不失为有效途径之一。

员工进入媒介工作之后，媒介人力资源部门在人事管理活动中必然要生成一些档案材料。这些材料可以采取“一人一档”的方式，以“人”为单位建档，保管于媒介人力资源部门。这些档案材料一般是人力资源部门在使用、培养和管理聘用人员的工作过程中形成的，并经组织正式审查或认可的材料，包括《干部任免审批表》、《专业技术任职资格评审表》、《工资审批表》、《年度行政或专业考核表》、《入党志愿书》、《毕业生登记表》、《学习成绩表》、《聘用人员登记表》、《聘用合同书》、《保险办理补充协议》等材料。

收集这些档案材料时可实行媒介和所属部门的互动，如报业集团可与所属子报子刊、公司，广电集团可与所属各电视频道之间形成互动，以档案材料生成的部门为第一责任人，派专人负责收集本部门内员工的档案材料，应尽量齐全，按年度及时移交。媒介人力资源部门负责从宏观上对二级部门的档案业务指导，及时督促档案材料的移交。

媒介建立这种“动态档案”有以下几个好处：一是有利于媒体人事部门全面、准确、迅速地了解聘用人员的基本情况，进行有针对性的人才分析，制定合理的人才战略规划，用好、用活聘用人员；二是有利于媒介人力资源部门与二级部门之间的协调与沟通，强化部门职责，形成齐抓共管、各负其责的管理格局；三是有利于增强聘用人员的忠诚度与归属感，让他们觉得在媒体工作的经历和业绩有据可查、有档可依，自己并不是媒介中的“局外人”。

“动态档案”并不是聘用人员档案的全部，这些档案材料的收集、整理，并不意味着档案内容的终止和完结，它仍要随着聘用人员的社会活动而不断积累和补充新材料。因此，媒介在利用与开发员工人事档案时需注意把握以下几点：

1.媒介人事部门应主动与员工管档单位或人事代理机构联系，在需要核实聘用人员出生年月、工作时间、学历（学位）等人事信息时，仍以原始人事档案为依据，通过查阅原始人事档案，将“静止”的档案“激活”。核实基本信息之后，要及时在媒介内部建立一种动态的人事信息数据库，通过人事信息系统软件进行分类检索，可以快捷、迅速地利用档案信息资源。

2.媒介人力资源部门与二级部门要一起定期检查聘用人员档案材料的完整与齐全情况。动态性是人事档案的特点之一，要注意不断补充现实的“动态材料”，比如学历（学位）变化和学识增长的记录情况，工作中取得的新成绩、新成果以及受到的表彰奖励材料，职务的升降与任免，专业技术任职资格的取得与聘任，所工作部门或岗位的变动情况等。通过这种定期检查，可以很快发现档案材料的缺失情况，便于管档单位针对所缺材料及时拾遗补缺。

根据《流动人员人事档案管理暂行规定》和1998年9月18日国家人事部颁发的《人事部关于坚决杜绝流动人员人事档案管理中弄虚作假等问题的通知》两份文件的规定，各级人才流动服务机构开展流动人员人事档案管理业务，任何单位未经批准不得擅自管理流动人员人事档案。因此，媒介人力资源部门需在建立“动态档案”的基础上，在一定的时间要定期或不定期地将聘用人员的“动态档案”移交，保证聘用人员人事档案的完整性。移交的同时，可采取复制或刻录光盘的方式将重要档案材料备份，便于日常工作时不必经常查找聘用人员的原始档案。

随着我国人事管理由内向型向社会化转变，媒介人事管理制度趋于灵活，“人档分离”现象会越来越常见。“动态档案”的建立，有助于理顺员工与媒介、人事代理机构三者之间的关系，实现人事档案的相对集中和集约化管理。

（编辑：徐蟾桂）#13#10