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[媒介管理]报业集团内部会计控制体系实践与探讨…………张忠明


(2006-11-23 14:58:34)

张忠明(湖北日报计财部 430077)

湖北日报报业集团自2001年成立以来,各项工作以提高核心竞争力,增强媒体实力,扩大经济规模为主线,充分发挥资源整合和集约化优势,集团呈快速、持续、稳定发展的良好局面。2001年至2005年,集团的各项经济指标平均增长20%以上,相当于五年再造了一个报业集团。尤其是最近三年,集团广告收入每年净增一个亿,连续三年实现利润一个亿以上,显示出集团的整体规模效应。

之所以取得这样好的成绩,其中一个重要原因就是,集团在由事业单位管理方式向传媒产业集团经营方式转变的时期,严格按照企业集团营运方式,通过各级管理层协调经济行为,控制经营活动,对各媒体、公司在会计核算、经营管理上制定出一系列具有控制职能的方法、措施、制度,并予以规范化、系统化,使之成为一个严密、较为完整的内部控制体系,保证了集团经济运营健康稳定地发展。

一、实施内部会计控制的经营环境和理论基础

在上世纪90年代中后期,随着国民经济的不断发展,报社事业也在不断深化改革中发展,经营规模不断扩大。特别是进入21世纪后,报业集团的成立,加快了发展步伐。湖北日报报业集团的《楚天都市报》和《特别关注》杂志发行已过百万,《楚天金报》超过30万份,《可乐》、《前卫》期刊发行量也不断增加,“荆楚网”日点击率超过1600万/人次,楚天房地产公司建设的楚天都市花园项目获得成功。在集团快速发展的同时,也带来经营管理和会计核算中的一些问题,如:会计信息真实性、及时性弱化。由于经济实体不断增加,摊子越铺越大,范围越来越广,核算形式也多种多样,口径不一致,导致规范化不够。有的部门和单位通过调整收入、虚增成本等手段来调节利润,从而造成部门经营成果不真实,使汇总的整体会计信息中有一些失真区域。其次是财务制度的执行力不强,监督乏力,不利于国有资产保值增值。表现在集团统一的财经制度与部门利益发生冲突时,部门往往存在执行弱化,会计人员监督力不从心。会计人员分散在各部门,与核算单位是一种依附关系,会计主体地位无法确立,在专业素质和业务技能方面更是得不到全面系统的培训和提高。更为重要的是,各二级单位的资金充足,经济实力强,甚至超过母报,使母报的旗舰地位得不到巩固,不能集中财力办大事。在此情况下,建立现代集团制度下的母子公司、主报和分众媒体的公司框架,解决好各媒体和公司由于经营规模、经济实力不同,在会计核算和资金管理中出现的新问题,实施对分众媒体和公司的内部控制,是报业集团面临的一个十分重要的问题。从体制上分析,内部控制的目标是集团财务价值最大化。集团的内部控制应致力于将集团资源加以整合优化,使资源消费最小而利用效率最高,从而达到集团所属分众媒体和公司成为新的利润增长点的最终目标。

国外内部控制理论与实务,随着社会、经济和技术等环境的变化,经历了丰富多彩的发展历程,大致可以划分为内部牵制、内部控制制度、内部控制结构与内部控制整体框架四个发展阶段。其中,由美国注册会计师协会(AICPA)、美国会计学会(AAA)、财务经理协会(FEI)、国际内部审计师协会(IIA)和管理会计师协会(IMA)共同组成的COSO委员会,于1992年发表并于1994年修订的《内部控制--整体框架》报告,标志着内部控制理论与实践进入了内部控制整体框架的新阶段。该报告是迄今为止对内部控制最为全面的描述,是内部控制发展的又一新的里程碑。COSO报告指出,内部控制是由企业董事会、经理阶层和其他员工实施的,为实现提高业务活动的效果与效率、增强财务报告可靠性及有关法律法规的遵从性等目标所提供合理保证的一个过程。通过这一定义,可以清楚地看出内部控制的目标就是要保护企业资产的安全完整合理,保证财务报告的可靠性,遵循相关的法律和法规,规范企业的相关行为,提高企业的经营效率。

我国财政部于2001年发布了《内部会计控制规范--基本规范(试行)》和《内部会计控制规范--货币资金(试行)》。两个规范作为《会计法》的配套措施对会计控制的定义是:“单位为了提高会计信息质量,保护资产的安全、完整,确保有关法律法规和规章制度的贯初执行等而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序。”比照中外国家的定义,可以看出其中的共同之处是,会计控制主要是为了保护资产的安全、完整和会计信息的真实、可靠而制定的各种方法和程序。这充分体现了内部会计控制的本质。报业集团的内部会计控制也同样按照这一规定执行。

集团构建内部会计控制体系,就是通过会计人员在实施财务会计控制和管理会计控制,保证会计信息质量和资产的安全完整,进而防范经营风险,提高经营成果的效率和效果,提升集团的管理水平。

二、实施内部会计控制的特点

1.集团构建母子公司内部会计控制体系。

会计控制包括会计活动的控制、会计人员所实施的控制、利用会计手段所进行的控制。会计控制的主体虽然包括董事会、监事会、管理层及全体员工,但最终是以会计人员为主导的。因此,必须从改革会计人员管理体制入手,逐步构建以会计人员为主导、全员参与和重视的集团母子公司内部会计控制体系。

(1)实施会计委派制,集中会计控制权。会计人员既要对所有者负责,也要对经营者负责,必须时时注意协调委托者与受托者之间的利害关系。在实际中,会计常常是企业经营管理系统中的一个子系统,会计人员在组织上、经济上都依赖于经营者。会计人员作为一种“内部人角色”,往往更容易陷入“内部人控制”的泥潭,作为被领导者去监督领导者,这显然不符合监督者与被监督者分离的原则。因此,将会计控制权集中到所有者或所有者代表手中,是有效实施内部会计控制的必要条件。湖北日报报业集团从2001年开始实行内部会计委派,由集团财务部向二级单位派驻财务机构,实现了集团控制环境下的财务集中管理。随着集团母子公司体制的建立,报社将会计委派范围由二级单位扩大到子公司,各子公司内部再对分支机构(分社、发行站、地方版、分厂)实行会计委派,形成链式会计委派模式。集团计财部负责会计委派人员的管理,实现了财务人员资格认定、职责权限、人事待遇、培训考核、任期轮换的一体化管理。通过制定一系列会计委派人员的管理制度,使会计人员,尤其是财务负责人行使会计法规和财务管理职能的独立性、权威性以及维护集团利益的自觉性有了较大的提高,使集团集中会计控制权在组织体制上得到了落实。

(2)坚持制度建设,规范内部会计控制活动。制度是控制的最好手段,是实施内控的主要切入点。报社根据国家的财务会计制度,结合集团的实际情况,持之以恒地系统地建章建制,强化单位内部涉及会计工作的各项经济业务及相关岗位的控制。首先是统一会计核算制度,于2001年研究设置了一整套既符合国家财政部会计制度,又能满足集团汇总和合并报表的《报业会计制度》,包括一整套会计科目、会计报表和一系列过渡科目、过渡报表等,为集团各部门、公司提供规范、真实、准确的会计信息提供了基础条件。其次是制定会计操作制度,如《报业集团资金结算制度》、《资金支付管理办法》、《存货盘点和资产清查制度》、《会计交接管理办法》等,将内部会计控制规范的要求融入其中,使其明细化、具体化、可操作化,有利于防错查弊、规范管理。

(3)向分社、子公司派驻财务总监,强化子公司的会计控制。为了进一步完善内部监督机制,集团建立了派驻分社、子公司财务总监工作制度。派驻子公司的财务总监实行双重领导,对子公司、分社进行财务管理,同时对集团董事长、总经理负责,其任务和目标是代表集团公司对子公司进行全方位的实地监督检查。由于工作在分社、子公司,更便于开展事前、事中监控,对重点项目进行跟踪监督和重点检查,并及时向分社、子公司提出风险警告,其监管效应较其他监控方式来得更直接。

2.利用内部会计控制体系,实施会计系统控制,提高会计信息质量。

确保会计信息可靠性是集团实现控制目标的基础和前提。集团利用内部会计控制体系,借助财务信息化手段,形成了一套会计政策选择、会计信息生成、会计信息披露等内容的集团会计系统控制制度,并以相应的组织结构作为保证,确保了会计信息的真实、准确和完整。

一是从组织机构上落实会计信息质量责任。为促进各媒体、公司真实准确地反映各部门资产状况和经营成果,集团建立了会计报表质量责任制,明确了各单位负责人作为本单位会计信息质量第一责任人,改变过去会计信息质量主要由财务部门负责的现象,形成集团各级领导和财会人员齐抓共管会计信息质量的良好局面。

二是集团计财部制定了全方位、全过程的控制链条。首先是集团计财部作为会计信息生成中心,对会计信息质量负总责任,并按归口原则将责任细化到计财部各科室部门、各成员单位财务机构。通过这种严密的会计信息质量控制链,有效地将责任传递到各会计信息作业者,发挥了财务各专业科室对各成员部门的会计信息进行监督和管理的优势。

三是发挥财务信息化在会计控制中的信息集成作用。报社从1992年开始推行财务信息化工作,经历了选型、试用、并行、甩帐、推广、完善等阶段。在做好会计电算化试点工作的基础上,推广实施了统一会计核算软件,统一制定电算化软件中的一级会计科目、会计报表,规范帐表关系,将会计帐、证、表的平衡勾稽关系通过软件设置,固化在会计电算化系统中,通过会计核算系统数据录入控制,极大地提高了会计信息的及时性和准确性。

三、依托内部会计控制体系,实施财务管理控制,确保经营效果

内部会计控制体系,不仅有利于集团各部门高效、准确地产生会计信息,而且为实施管理会计控制、发挥财务管理作用和促进集团管理上台阶创造了有利条件。集团以预算管理控制为主要手段,以成本费用控制、资金管理控制为重点内容,将管理会计控制渗透于经营活动的全过程,有效地保证了资产的安全完整和经营效率、效益的提高。

1.加强预算管理控制,强化集团经营目标管理。

预算管理是内部控制中目标管理的最佳手段。集团把预算配置投入资源,作为集团目标的控制场,同时作为内部管理控制的切入点,把实行全面预算管理,作为实施管理会计控制的主要措施。

(1)为了保证目标的高度一致性,成立了权威性和独立性较强的、以集团总经理为主任的经营管理委员会,作为预算管理的最高权力机构,委员由广告、发行、印务、技术、财务、经管办等部门的负责人组成,负责审定年度经营预算目标、组织预算完成情况的分析与考核。各种预算计划管理的日常工作由财务部负责。

(2)严格预算的执行与监督,实现控制的有效性。集团一方面要求各媒体、公司每月报送预算执行进度,另一方面借助健全的会计系统对其经济业务处理进行跟踪管理,既保证了预算控制的适时性,也卡住了会计信息失真的源头。为强化预算的监督,集团财务部每年对媒体、公司的预算执行情况进行审查,为预算的有效执行提供重要保障。

(3)制定财务预警办法,加强财务的过程管理和控制。通过制定《主要经济指标完成情况分析表》、《成本费用控制分析表》等相关表格,及时加强收入、成本和利润等指标的监控。根据年度经营目标,按照进度进行分解。对相关指标的执行情况,要在月度核算完成五天内通知到各媒体、公司相关部门,及时进行预警和说明,督促部门加强收入管理和成本控制。

2.实施资金集中控制,加强资金控制力度。

资金控制是内部控制中确保资金运作安全、提高资金使用效益的关键内容。财务部顺应集团发展的需要,正确处理集权和分权的关系,以财务部为载体建立资金结算中心,实行了集中式资金管理。即集团母公司资金集中管理与各媒体和公司自主管理相结合、集团成员单位资金结算与财务部结算中心金融功能相结合、资金有效平衡与资本结构优化相结合、资金占用目标与过程管理相结合,切实做到资金信息化管理与编辑、印刷、发行、广告流程再造相结合,在加强资金内部控制的同时增强管理活力,提高控制效率。

一是统一银行开户管理,完善资金结算制度。货币资金是流动性最强的资产,是内部控制的最关键环节。为强化货币资金的事前控制,集团在健全货币资金基本内部牵制制度的基础上,撤消集团内部各单位在社会金融机构的帐户,将其主要结算帐户集中至集团财务结算中心,发挥财务结算中心的金融功能,实现对货币资金的集中监控,确保及时掌握集团公司现金流量,强化了对货币资金的过程控制。

二是统一资金调度,强化资金运作监管。在满足报纸出版、发行广告、生产经营的需要,统一重大调度资金权的同时,给予各媒体、公司日常的资金管理权限,实现集团对下属单位资金运营的有效监控和防范资金结算风险。集团还制定了《资金支付暂行管理办法》,对物资采购和工程项目资金实行集中对外支付,以资金为纽带加强对工程项目和物资采购的内部控制,降低工程设备和物资采购成本。

三是统一资金过程控制,提高资金使用效益。在资金目标控制上,每年编制年度资金占用预算指标,与经济责任制考核指标挂钩。通过预算跟踪考核,对资金从发行报款、广告收款、印刷材料、物资采购、设备和工程款支付等全过程实行过程控制和管理。合理确定银行存款方案,利用货币调期、利率调期、提前还款等多种形式化解风险。近三年减少利息支出人民币上千万元。

随着改革的深入,集团确定了在未来十年内把集团建设成为具有国际竞争力和中国一流水平报业集团的战略目标。计财部将进一步加强内部会计控制,在整合会计监督管理资源,降低内部会计控制成本的前提下,将风险评估控制作为内部会计控制的主要工作,不断完善内部会计控制体系,为报业集团的发展提供有力的经济保障。

(编辑:徐蟾桂)#13#10


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