改革开放以来，为了生存与发展，报业集团的经营范围不断拓展，由单纯的报纸传媒向多元化文化信息产业发展。在这种形势下，必须改革创新档案工作管理模式，才能更好地适应报业集团传媒产业发展的需要。
    
     一、改革创新档案工作管理模式是不断适应集团事业发展的需要

     档案工作是一项繁杂琐碎的工作，从收集到归档立卷，要经过收集、阅览筛选、鉴定、分类、编目、组卷等多道工序，传统照片档案的整理还要外加洗印照片、编写打印文字说明、剪对照片和说明、粘贴上卷等工序。成千上万的档案，过去都是靠档案人员手工整理出来的。2003年，集团引进“科怡档案管理系统”后，改变了单一的手工管理档案的局面，实行手工管理与计算机管理两种方式并用、纸质档案与电子文档两种载体并存的双轨式管理。虽然历史上保存下来的档案都是纸质载体，不可能全部转化成电子文档实现计算机管理，彻底摆脱手工管理的繁琐，但多种档案目录已经实现了电子化管理。目前，可根据工作的需要，率先将重要的、利用率高的、永久的、难以保存的档案，有计划地逐步输入档案管理系统。随着电子文档的不断积累增加，集团档案管理的现代化水平将会得到不断的提高。

     档案工作是一项立足当前，着眼未来的信息积累性工作。信息积累的过程，就是档案收集整理的过程。有了先进的管理手段，还要有超前、创新的管理理念。长期以来，档案的收集整理工作，由于受手工管理条件的限制，一年工作没有结束，文件材料收集不全，就不能编目立卷。当年的文件材料要到下年度才能收集、整理，快的要到六月底，一般的也要到八九月份才能完成整理立卷工作。整理周期长，给来年的年鉴编撰、新闻出版和经营管理等工作及时利用档案带来不便。在当今集团和社会的信息需求量越来越大，涉及的内容越来越广泛，时效性要求越来越强的情况下，如何适应新形势，提高档案利用时效，是档案工作能否与时俱进所必须思考的问题。

     笔者认为，可利用“科怡档案管理系统”在计算机上编目这一功能，改革创新档案工作管理方式，缩短档案整理周期，提高档案利用时效。凡是办理完毕的具有保存价值的各种档案材料，只要每份文件材料的内容齐全完整，都可以当年定期或随时收集录入，并可将原本就需要定期收集保存的电子文档及时收录，保存在管理系统服务器上，既安全又可及时查阅利用。这样当年收集整理的档案数量越多，下年度收集整理档案的工作量就会相应地减少，待来年初，将剩余的部分档案整理录入完毕后，再对目录做最后的调整、修改，就可以完成全年度档案的整理工作，从而缩短档案每年集中收集整理的时间。更重要的是，这样既可以保证档案材料的完整与安全，又可提高档案的利用时效，极大地方便档案利于工作的开展。
    
     二、报业集团文化信息产业跨地区经营活动的出现，促使档案工作向网络化管理发展

     报业集团传媒多元化和跨地区经营活动的发展，促使集团档案工作由现在大而全的集中统一管理，向多级化、网络化管理方向发展。

     首先是2005年集团收购三峡晚报、组建为三峡分社后，由于异地办公，为了便于档案管理和利用，其档案实体不可能纳入集团档案科实行集中管理。维持原状，自然而然也就成为集团二级部门、三峡分社档案室，也是集团档案工作的二级部门，这是集团档案工作网络化分级管理的开始。

     另外，随着2006年底楚天传媒产业园的建成，印务总公司的搬迁，将为集团第二个二级部门档案室的形成创造新的契机。

    早在2000年以前，楚天印务总公司为了便于文件和人事安排的管理，公司内部就设有档案室和设备资料室。档案室配备一名档案员，管理文书材料60多卷。设备资料室由印务技术科秘书兼管，并配有一名专职资料员，负责近些年公司新添置的设备资料、因集团档案库房紧张还没有移交的300多册印刷设备资料的管理和借阅工作，从而形成了事实上的二级部门档案室。随着2006年底传媒产业园的建成，印务总公司搬迁后，与集团相距20多公里，这势必给产业园和印务总公司因管理、维修等工作利用档案以及档案的收集、管理工作带来一定的困难，届时建立楚天印务总公司二级部门档案室是不可避免的。即使印务总公司不全部搬迁，从有利于工作出发，产业园安装的机器设备档案和基建档案，也以就地保存为好，这样有利于档案的利用和规范化管理，可以更好地为产业园的经营管理工作服务。
    
     三、建立集团文件收集管理网络，提高档案管理水平

     档案工作千头万绪始于收集。收集是档案工作管理与利用的基础，它直接关系到档案的质量，关系到集团各项工作的开展。档案材料收集得及时、完整、系统，就可以为档案工作的顺利开展创造良好的条件，就可以完整、系统、及时地为集团编研、经营、管理等各项工作提供所需档案信息。档案材料收集得齐全完整，才能有效地维护集团的历史真实面貌。

     搞好档案的收集工作，是档案人员义不容辞的职责，但是，仅靠二三个专职档案员收集是不够的。《中华人民共和国档案法实施办法》规定：“应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全，并进行整理立卷，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理”。这就是说：文书和业务部门对集团档案的收集、整理工作负有不可推卸的责任。文书和业务部门对本部门的工作情况最熟悉，对文件的形成渠道、内容和特点都比较了解，因此收集整理文件要比档案人员有利得多。但由于历史原因，集团内一直仅由档案人员直接收集，按问题进行整理立卷，省略了由文书或者业务部门收集整理立卷再向档案部门移交这一工作环节。这一事实客观上导致一些文书和业务部门档案工作观念淡薄，归档意识不强，认为文件的收集管理是档案部门的事，该交的不交。特别是近几年来集团生产经营日益扩大，媒体、公司越来越多，办公场所分散，人员流动大，文件的制作、流通渠道比过去更加复杂，给档案的收集、管理工作带来更多的困难。专职档案工作部门常常是信息不灵，有了信息往往又找不到当事人，这样，档案的收集难免就会有所遗漏，给文件的安全管理和保密工作也带来隐患。

     为了加强和提高各部门对文件管理、收集归档的责任意识，可在集团各部、处、媒体、公司，设立一名兼职文件（书）管理员，以弥补文件或档案资料收集力量的不足。文件管理员的主要职责是负责集团内部发文，外部来文和本部门工作中产生的文件、照片以及实物档案的收集、管理、移交归档工作。专职档案员可与文件管理员直接联系，定期收集档案文件材料，文件管理员也可随时主动移交所收集的档案材料，变单方努力为多方努力。这样就可以广开收集渠道，在全集团形成一个文件收集管理网络，把文件的管理与保密、归档工作结合起来做。机要室传阅到部门的文件，办理完公务后，由文件管理员及时归还给机要室。集团下发到部门的文件，部门用后不需要保存留用的，由文件管理员交档案室或机要室集中销毁。外部有关方面发到部门的文件或开会带回的文件，以及本部门工作中产生的文件，阅览、处理完公务后，由文件管理员定期或及时移交档案部门，由档案部门统一鉴定、处理，从而避免该收的文件收不到，该管的文件无人管，不需要保存的文件因处理不当而造成失误，使文件从产生、执行到归档、销毁全过程的各个环节都有人管理。

     机关保密工作的实体，就是文件、档案的管理。抓住文件的管理，也就抓好了文件收集归档工作和机关保密工作，这是一举两得的工作。

     这种由专职档案员和兼职文件管理员相结合，由集团档案科与二级部门档案室共同组成的档案工作网络化管理的组织构架，以及先进的技术设备和超前的档案管理理念，将进一步提高集团档案管理的综合能力，更好地为集团事业发展需要服务。

     （编辑：徐蟾桂）