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复合型图书馆的信息资源管理…………………………王 威
(2007-01-08 15:13:30)

     计算机、多媒体、CDROM及互联网的迅速发展,给数字图书馆的产生与发展提供了必要的物质条件与技术条件。数字图书馆成为继20世纪80年代计算机技术应用于图书馆、实现图书馆自动化后,又一高新技术在图书馆迅速应用的新创举,是信息技术发展的必然结果。与传统图书馆相比,数字图书馆不再是一个物理概念,也不是一个独立存在的实体,而是一个可以跨地区、跨国家、跨专业的信息空间、信息系统,是数字化技术和网络技术在图书馆中的具体应用。当前,关于数字图书馆的相关技术研究已成为国内外研究的一大热点,许多图书馆都在致力于向数字图书馆转变。因而,许多图书馆内部出现了传统图书馆与数字图书馆并存的现象,图书馆业内人士称为“复合图书馆”(Hybrd Library)现象。

       传统图书馆和数字图书馆各有优劣,任何一方的作用都是另一方难以替代的。复合图书馆将二者有机结合于一体,达到优势互补的和谐状态,是对传统图书馆和数字图书馆进行合理扬弃的必然结果。具体而言,二者可以在信息资源、人才、技术与设备、管理、业务、服务对象及服务方式等方面进行复合。
    
     一、信息资源的复合

     信息资源的复合是传统图书馆与数字图书馆复合的基础和核心。传统图书馆的馆藏是指图书馆所收藏的各类实体文献的总和,是独立的物理馆藏。数字图书馆的馆藏由本馆的数字信息资源和馆外数字信息资源两部分组成,既有物理实体的成分,又有虚拟馆藏的成分。传统图书馆馆藏是数字图书馆信息资源的基础,二者在馆藏上可以有机融合,主要包括:馆藏文献的合理数字化,用外来资源充实馆藏,建立完善的实体与虚拟馆藏,让本馆有限的信息资源实体和无限的网上虚拟资源最大限度地结合,达到拥有与存取的最佳平衡,并做到对信息资源的所有权和使用权并重,充分满足读者多方面的需要。

     复合图书馆的信息资源既包括传统的手写型、印刷型、缩微型、视听型文献,又包括电子或网络信息资源;既有实体文献,又有虚拟文献;既有单一的媒体文献,又有多媒体文献;既有联机信息资源,又有脱机信息资源。就收藏空间而言,既有物理空间又有网络空间。从资源的物质表现形式来看,既有信息存储的物理场所,又有信息空间和信息系统。从收藏策略来看,既重视一馆收藏,又重视联合收藏、资源共享。
    
     二、信息资源管理的涵义

     按F·W·霍顿(Forest W·Horton)的说法,信息资源管理是对有使用价值的信息资源,通过有效的管理与控制程序来实现某种利益的目标活动。在实际工作中,为了有效地利用信息资源,必须组织诸如信息搜集、存贮和传递等程序化工作,以解决信息资源利用中的各种问题。从历史发展来看,信息资源管理大体经历了传统管理阶段、单纯的信息管理阶段和信息资源管理阶段。传统管理阶段以传统图书馆为代表,着眼于文献资源的收藏管理;单纯的信息管理阶段是以计算机为工具,以自动化信息处理和信息系统建造为主要内容,着眼于信息流的控制,它是在计算机及其相关信息技术高度发展和广泛应用的背景之下发展起来的信息管理模式;信息资源管理阶段不仅着眼于对信息搜集、存贮和开发利用的管理,而且也包括对这些信息活动所涉及的其他要素(如人员、技术和政策等各个方面)进行综合性、全方位的计划、协调、集成和控制。
    
     三、复合图书馆信息资源管理的主要内容

     “信息资源”这个概念有狭义和广义两种解释。狭义的信息资源是把信息资源等同于知识、资料和消息,主要指信息本身的集合;广义的信息资源是指信息、信息技术和信息人员的有机集合,它是涉及信息生产、处理、传播、利用等整个信息活动过程的多要素的概念。相比较而言,笔者认为狭义的信息资源观点缺乏系统的特性,不能体现出信息对象、信息工具、信息专业人员三者之间的相互联系和相互作用的本质。
     从广义信息资源概念的角度来分析复合图书馆中信息资源管理的主要内容,笔者认为可分为三个方面:一是单纯的信息管理,主要是指数字化信息和非数字化信息管理;二是信息环境管理,主要包括信息技术管理、信息政策管理、组织机构管理、设施与经费管理以及人力资源管理;三是信息服务与用户管理。三者的联系如下图所示。

     复合图书馆信息资源管理内容图
    
     信息管理,从微观上讲,主要是指对复合图书馆中的信息,在整个信息活动过程中(即信息的搜集、加工、组织、开发利用等),实施全方位管理;从宏观上讲,是指对信息资源(狭义的信息资源)进行整体化建设、合理性配置、规模性开发和综合性利用,实现信息的充分共享,最大限度地提高信息的利用率,主要包括信息技术管理、信息政策管理、组织机构管理、设施和经费管理以及人力资源管理等五部分。

     1.信息技术管理。目前,图书馆主要使用了信息处理技术、通讯技术、控制技术、数字化技术等现代信息技术。对这些技术进行管理的目的,就是要根据复合图书馆信息服务的需要和用户的实际要求,组织各种信息技术的开发和应用。根据信息技术的不同使用范围,又可将信息技术管理分为硬技术管理和软技术管理两个方面。硬技术管理主要是针对计算机、通讯设备、网络设备等;软技术管理则是围绕各种信息处理活动而进行的技术开发工作,如信息采集的技术管理、信息加工的技术管理、信息服务的技术管理等。

     2.信息政策管理。它不仅包括对复合图书馆的宏观发展策略、微观发展计划进行管理,而且还包括对各种信息规范、信息标准进行统一的管理。

     3.组织机构管理。主要针对复合图书馆的实际情况,对传统图书馆原有的组织机构配置进行改革,为复合图书馆的各项业务工作的顺利开展建立有效的组织结构和运行机制。

     4.设施和经费管理。是指对图书馆中的具体物理实施和财政经费进行计划性管理。

     5.人力资源管理。主要是指对馆员的任用、培训、发展等进行管理,并设计馆员绩效计划和评估系统,从而对馆员的职业活动进行有效的引导和帮助。

     提供高质量的信息服务是复合图书馆的主要功能之一,因而信息服务与用户管理是复合图书馆信息资源管理中的核心内容,并且它将贯穿于信息资源管理工作的全过程。它的管理内容是综合性的,必须采用系统化的管理方法。
    
     四、复合图书馆的信息资源管理的主要目标及策略

     复合图书馆的信息资源管理的主要目标,一是合理配置复合图书馆中的各种信息资源,发挥整体优势。复合图书馆实现整体优化,关键在于提高组织对各种信息资源合理配置和管理的水平,而不取决于信息技术、经费情况等因素。因此,应从复合图书馆发展的长期目标出发,确定其信息资源发展计划及各种信息资源发展的分计划,并明确各分计划之间的相互关联程度和优先发展次序。在统一规划和管理下,优化复合图书馆信息资源体系结构,使各种信息资源都能得到最优配置与充分使用。

     二是开发信息资源,最大限度地提高信息的利用率。首先要在复合图书馆内部根据用户需求,加强对信息内容的加工组织工作。这不仅包括对信息进行去伪存真、去粗取精和简单的编辑工作,而且要对信息进行系统化、逻辑化的分析和深加工,不断激活静态信息并挖掘其潜在价值。要通过信息的拆分和重构,增加信息的附加值,形成各种信息精品,并通过有效的检索系统来吸引更多用户和读者,扩大信息的使用范围,提高信息的利用率。其次,对外积极探求信息共建共享之路,树立“大图书馆”的新思维方式。

     三是满足用户的个性化信息需求,提供高质量的信息服务。要充分认识到信息作为一种具有高价值的资源,它在复合图书馆中既为用户/读者所利用,又为他们所管理。复合图书馆中馆员的主要工作并不是为用户直接获得其所需要的信息,而是要引导或帮助用户/读者寻找到他们所需的信息,并且确保信息的可用性,通过各种信息技术的有效使用,以网络化的方式,在最合适的时间,从最准确的来源,传输给最合适的用户。
     四是建立有效的复合图书馆信息资源管理评价体系。信息资源管理评价体系由质量评价与效益评价两部分共同构成,两者的有机结合,可以较全面地展现出复合图书馆信息资源管理的整体水平。

     一是质量评价。从复合图书馆的定义与特征出发,质量评价主要包括以下五个部分:(1)可获取的信息的数量。对复合图书馆而言,我们在确认其馆藏的大小时,已不能仅仅考虑其实际上拥有的信息,而应将用户/读者可从复合图书馆处获得的所有外部信息纳入到它的馆藏之内。(2)用户满意度。用户对复合图书馆提供的信息服务的满意程度,包括信息服务的用户友好度、用户信息存取的自由度及信息传递的速度等。(3)信息资源共享化程度。主要反映复合图书馆现有信息资源的利用率水平。一般来说,共享化程度越高,信息资源的利用率就越高。(4)潜在的发展能力。从长远角度讲,复合图书馆是否具有一定的发展潜力,取决于它能否不断满足用户/读者日益增长的信息需求。(5)人力资源的整体水平。人力资源建设的优劣在很大程度上决定着复合图书馆的整体发展水平,因而它是复合图书馆信息资源管理水平的一个重要指标。

     二是效益评价。评价复合图书馆的总体效益应从社会效益和经济效益两个方面综合考虑。社会效益是指复合图书馆的各种信息服务活动对用户/读者乃至对整个社会发展所起的积极作用或展现的有益效果。经济效益是指复合图书馆在其信息服务过程中所取得的有用成果(一般用经济指标来衡量)同消耗的劳动量(人、物及管理等其他相关费用)之间的比值。在通常情况下,复合图书馆所取得的经济效益与社会效益是统一的,即社会效益好,经济效益也好。但有时,两者也并不是一致的。从经济学的角度看,这主要是因为信息资源的开发与利用对其他人产生了附带的成本或效益,但有关的人却没有为此付出代价。所以我们在评价复合图书馆的整体效益时,不能仅孤立地看经济效益与社会效益中的任何一个,而应综合评价两者的具体情况。

     (编辑:徐蟾桂)
 

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